Privacy Policy / Datenschutzerklärung

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Datenschutzerklärung

Die nachfolgende Information beschreibt, wie die Deutsche Akademie der Naturforscher Leopoldina e.V. – Nationale Akademie der Wissenschaften Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist die:

Deutsche Akademie der Naturforscher Leopoldina e.V.
– Nationale Akademie der Wissenschaften –

vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Bettina Rockenbach

Postfach 110543
06019 Halle (Saale)
Telefon: +49 – 345 – 4 72 39 – 600
Telefax: +49 – 345 – 4 72 39 – 919

E-Mail: leopoldina@leopoldina.org
www.leopoldina.org

Datenschutzbeauftragter

Klaus Hoogestraat
E-Mail: datenschutz@leopoldina.org
www.leopoldina.org

Allgemeines zur Datenverarbeitung

Als Nationale Akademie der Wissenschaften versteht es die Leopoldina, die ihr anvertrauten Informationen und Daten zu schützen. Datenschutzgrundsätze wie Datensparsamkeit, Transparenz und Sicherheit haben bei uns daher höchste Priorität.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Online-Archivs zu Opfern des Nationalsozialismus erfolgt zur wissenschaftlichen, historischen und archivischen Dokumentation im öffentlichen Interesse gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. j DSGVO i. V. m. § 27 BDSG. Dabei werden geeignete Garantien für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen beachtet.

Wir führen verschiedene automationsunterstützte Systeme zur Verwaltung, Speicherung und Verarbeitung von Daten der Besucherinnen unserer Website sowie der Nutzerinnen, welche einen privilegierten Zugang zu den Inhalten der o.g. Datenbank aus einem berechtigten Interesse heraus beantragen. Der Antrag wird per Online-Formular (zu finden unter https://ns-medical-victims.org/contact) gestellt und an ein externes selbstständiges Gremium (Board for Ethical Use and Access) weitergeleitet. Die Weitergabe an den Dritten erfolgt nur auf Grundlage ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs.1 lit. A) DSGVO. Ein datenschutzkonformer Umgang des Dritten mit den übermittelten Daten kann nicht garantiert werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung und Verarbeitung entfällt, vorausgesetzt, dass für die längere Aufbewahrung nicht eine gesetzliche Verpflichtung angeführt werden kann, oder noch Rechtsansprüche bestehen, die gegen uns geltend gemacht werden können und eine Aufbewahrung erfordern.

Wie und welche Daten erfassen wir?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen, etwa im Rahmen der Nutzung des o.g. Antragsformulars. Hierfür können beispielsweise folgende Daten erhoben werden:

  • Vor- und Zuname
  • Postanschrift
  • E-Mailadresse
  • Telefonnummer
  • Darlegung Ihres Nutzungsinteresses
  • Anliegen
  • Institution bzw. Auftraggeber (wenn die Nutzung nicht ausschließlich in eigener Sache erfolgt)
  • Zustimmung zur Nutzungsvereinbarung

Bei Nutzung der Kontaktformulare (https://ns-medical-victims.org/contact) werden die mit der Nachricht übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert, nicht an Dritte ohne Ihre Einwilligung weitergegeben und gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die mit der Nachricht übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Schließlich werden Daten automatisch bei Besuch unserer Website Daten erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs, IP-Adresse). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer IP-Adresse ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO und bei auf Ihrer Einwilligung basierenden Zwecken Art. 6 Abs. 1 lit. A) DSGVO. Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website betreten. Ihre IP-Adresse speichern wir generell anonymisiert. Eine vollständige Speicherung der IP-Adresse erfolgt nur für die Nachvollziehbarkeit von technischen Fehlern und Hackerangriffen sowie zur Protokollierung von Einwilligungen.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens in ausschließlich anonymisierter Form verwendet werden. Die Rechtsgrundlage ist das Vorliegen eines berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder bei Einreichung des Antrages zur Gewährung des privilegierten Zugangs erfolgt die Verarbeitung zur Prüfung des erforderlichen berechtigten Interesses an der Gewährung des privilegierten Zugangs oder zur Klärung des Sachverhalts.

Keine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in die Datenweitergabe eingewilligt (z.B. hinsichtlich der Prüfung des privilegierten Zugangs oder Angehörigenanfragen zur Weitergabe an das „Board for Ethical Use and Access“) oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe berechtigt oder verpflichtet. Dabei kann es sich insbesondere um die Auskunftserteilung für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr oder zur Durchsetzung geistiger Eigentumsrechte handeln.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Im Übrigen erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail / Kontaktformular übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Bei privilegierten Zugängen werden die Daten mit Löschung des Zugangs gelöscht.

Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie sind jederzeit dazu berechtigt, Ihre Rechte als betroffene Person uns gegenüber geltend zu machen. Bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen gehören hierzu die folgenden Rechte

Für Besucher:innen der Website und Nutzer:innen mit Antrag auf privilegierten Zugang:

  • Recht auf Auskunft gem. Art. 15 EU DSGVO
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger oder auf Vervollständigung gem. Art. 16 EU DSGVO
  • Recht auf Löschung gem. Art. 17 EU DSGVO
  • Recht auf Einschränkung gem. Art. 18 EU DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 EU DSGVO
  • Recht auf Widerspruch/Widerruf von Einwilligungen gem. Art. 21 EU DSGVO
  • Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Adresse siehe unten) gem. Art. 13 Abs. 2 lit. d) EU DSGVO

Speziell für Betroffene und deren Angehörige in Bezug auf Daten der Datenbank:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Online-Archivs zu Opfern des Nationalsozialismus erfolgt zur wissenschaftlichen, historischen und archivischen Dokumentation. Betroffene oder Angehörige können sich - ggf. unter Darlegung des Verwandtschaftsverhältnisses - hinsichtlich der o.g. Daten über folgende Wege an die zuständigen Stellen wenden:

  • Hinsichtlich Nichtveröffentlichung oder Korrektur von Daten: Kontaktformular für Angehörige, zu finden auf ns-medical-victims.org/contact
  • Hinsichtlich Auskunft zu Daten zu Angehörigen: Kontaktformular für Angehörige, zu finden auf ns-medical-victims.org/contact
  • Hinsichtlich eines Interesses an Bestattung, Gedenkfeier, Anliegen zu den Human Remains: opferforschungsprojekt@gv.mpg.de

Auskunft, Übertragbarkeit

Sie haben jederzeit das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

Sofern Sie eine Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten erhalten möchten oder eine Datenübertragung wünschen, wenden Sie sich bitte schriftlich an leopoldina@leopoldina.org. Bitte beachten Sie, dass wir nur Daten übertragen können, die auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruhen.

Berichtigung, Löschung, Einschränkung

Auf Ihren Wunsch werden wir die über Sie gespeicherten Daten berichtigen, sperren oder löschen, sofern andere gesetzliche Regelungen (z.B. Pflichten zur Aufbewahrung aus dem Handelsgesetzbuch) dem nicht entgegenstehen oder die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Ferner können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben. Bitte wenden Sie sich hierzu schriftlich an leopoldina@leopoldina.org.

Widerruf von Einwilligungen / Widerspruch

Haben Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen erteilt, können Sie diese jederzeit durch eine kurze schriftliche Mitteilung widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Bitte wenden Sie sich hierzu schriftlich an leopoldina@leopoldina.org.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch einzulegen. Dies gilt insbesondere, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe gegen die Verarbeitung ergeben.

Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sofern Sie sich direkt an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden möchten, finden Sie die Kontaktdaten hier:

Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Geschäftsstelle und Besucheradresse: Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg
Postadresse: Postfach 1947, 39009 Magdeburg
E-Mail-Adresse: poststelle@lfd.sachsen-anhalt.de
Telefon: 0391 81803-0
Freecall: 0800 9153190 (Festnetz der DTAG)
Telefax: 0391 81803-33

Recht auf Datenübertragbarkeit

Durch Art. 20 der DSGVO wird ein neues Recht auf Datenübertragbarkeit begründet, das mit dem Auskunftsrecht zwar eng verbunden ist, sich aber dennoch davon in vielerlei Hinsicht unterscheidet. Betroffene Personen sind demnach berechtigt, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Ziel dieses neuen Rechts ist es, die betroffene Person mit einer entsprechenden Befugnis auszustatten und ihr mehr Kontrolle über die sie betreffenden personenbezogenen Daten zu geben.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Datensicherheit

Alle Informationen, die Sie an uns übermitteln, werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Leider ist die Übertragung von Informationen über das Internet nicht vollständig sicher, weshalb wir die Sicherheit der über das Internet an unsere Website bermittelten Daten nicht garantieren können. Wir sichern unsere Website und sonstigen Systeme jedoch durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen ab. Insbesondere werden Ihre persönlichen Daten bei uns verschlüsselt übertragen. Wir bedienen uns dabei des Codierungssystems SSL (Secure Socket Layer).

Cookies

Auf der Website werden Cookies verwendet. Cookies sind kleine Textdateien, die bei Besuch unserer Website auf Ihrem Endgerät (z.B. PC, Smartphone oder Tablet) abgelegt werden. So kann sich die Website bestimmte Eingaben und Einstellungen (z.B. Sprache, Schriftgröße) über einen bestimmten Zeitraum merken und Sie brauchen diese nicht bei jedem weiteren Besuch der Website neu vorzunehmen. Durch den Einsatz von Cookies können wir Besuche auf unserer Website zählen.

Auf unserer Website haben Sie die Möglichkeit, die Verwendung von Cookies grundsätzlich zu akzeptieren und damit alle Funktionen der Website uneingeschränkt nutzen zu können. Dazu erscheint beim ersten Aufruf der Website ein Hinweis. Sie können die Aufzeichnung Ihres Nutzungsverhaltens durch Cookies unterbinden. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch, bieten aber die Möglichkeit an, Cookies abzulehnen oder vor der Speicherung eine Warnung anzuzeigen. Die Hilfe-Funktion in der Menüleiste der meisten Webbrowser erklärt Ihnen, wie Sie Ihren Browser davon abhalten, neue Cookies zu akzeptieren, wie Sie Ihren Browser darauf hinweisen lassen, dass Sie ein neues Cookie erhalten, oder auch wie Sie sämtliche erhaltenen Cookies ausschalten.

Wir empfehlen Ihnen aber, die Cookie-Funktionen vollständig eingeschaltet zu lassen, um alle Funktionen unseres Onlineangebots nutzen zu können.

Unsere Cookies speichern keine sensitiven Daten wie Passwörter, Kreditkartendaten oder ähnliches. Sie richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an und enthalten keine Viren.

Welche Cookies werden eingesetzt?

Die Webseite verwendet ausschließlich First-Party-Cookies (insbesondere alle unbedingt erforderlichen Cookies). In einigen dieser verwendeten Cookies sind keine personenbezogenen Daten und daher solche Informationen, die sich auf eine identifizierbare oder identifizierte Person beziehen, etwa Name, IP-Adresse, Adresse und Standortdaten, enthalten. Andere Cookies oder sonstige Website-Technologien (z.B. Plugins) hingegen verarbeiten personenbezogenen Daten.

Nachfolgend werden die Kategorien von Cookies in Verbindung mit der Website ns-medical-victims.org beschrieben, die sogenannte First-Party-Cookies sind und daher ausschließlich von der Domäne der Leopoldina versandt und ausgelesen werden:

Betriebsnotwendige Cookies

Die Leopoldina nutzt Cookies, die für den Betrieb der Website ns-medical-victims.org betriebsnotwendig sind. Hierzu gehören Technologien, die Ihnen den Zugriff auf die Website, Services, Anwendungen und Funktionen erlauben, die erforderlich sind, um die Funktionalität der Seite zu prüfen, Betrug zu verhindern und die Sicherheit zu verbessern. Diese Cookies sind unerlässlich, damit Sie die Dienste der Website nutzen können. Ohne diese Cookies würden die Dienste nicht korrekt funktionieren. Die Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten bzw. keinerlei persönliche Informationen über Sie, sodass uns eine Identifizierung der Person mit den anhand der Cookies gewonnenen Informationen nicht möglich ist. Diese Cookies werden auch nur so lange gespeichert, wie für diesen Dienst unbedingt erforderlich, also in der Regel bis zum Ende der Internetsitzung und bis Sie Ihren Browser vollständig schließen (Session-Cookies). Hier folgt eine Auflistung der betriebsnotwendigen Cookies:

Cookie: XSRF-TOKEN
Zweck: Wird verwendet, um Formulareingaben vor CSRF-Angriffen zu schützen. Ohne dieses Cookie könnten bestimmte Funktionen (z. B. das Absenden von Formularen) nicht sicher genutzt werden. Wird bis zum Sitzungsende gespeichert.

Cookie: ..._session
Zweck: Speichert Sitzungsdaten des:r Nutzer:in während des Besuches. Wird bis zum Sitzungsende gespeichert.

Einbindung von OpenStreetMap (Leaflet)

Auf unserer Webseite nutzen wir das Open-Source-Kartenwerkzeug Leaflet, um interaktive Karten darzustellen. Die Kartendaten werden dabei von OpenStreetMap (OSM) geladen, einem Dienst der OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, United Kingdom

Durch die Einbindung der Karte werden Informationen über die Nutzung unserer Webseite (z. B. Ihre IP-Adresse) an Server von OpenStreetMap übertragen. Dies ist technisch notwendig, um Ihnen die Karte anzeigen zu können.

Die Nutzung von Leaflet und OpenStreetMap erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Webseite angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenStreetMap finden Sie unter:
https://wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy

Wenn Sie nicht möchten, dass Daten an OpenStreetMap übertragen werden, laden Sie bitte die entsprechende Seite (ns-medical-victims.org/map) nicht oder deaktivieren Sie JavaScript in Ihrem Browser. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Karte in diesem Fall nicht angezeigt werden kann.

Datenschutz und Websites Dritter

Die Website kann Hyperlinks zu und von Websites Dritter enthalten. Wenn Sie einem Hyperlink zu einer dieser Websites folgen, beachten Sie bitte, dass wir keine Verantwortung oder Gewähr für fremde Inhalte oder Datenschutzbedingungen übernehmen können. Bitte vergewissern Sie sich der jeweils geltenden Datenschutzbedingungen, bevor Sie personenbezogene Daten an diese Websites übermitteln.

Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft DSGVO-konform zu ändern. Eine jeweils aktuelle Version ist auf der Website verfügbar. Bitte suchen Sie die Website regelmäßig auf und informieren Sie sich über die geltenden Datenschutzbestimmungen.

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Privacy Policy

The following information describes how the German National Academy of Sciences Leopoldina – Deutsche Akademie der Naturforscher Leopoldina e.V. processes your personal data.

The entity responsible for processing your personal data in accordance with data protection regulations is:

Deutsche Akademie der Naturforscher Leopoldina e.V.
– German National Academy of Sciences –

represented by the President Prof. Dr. Bettina Rockenbach

P.O. Box 110543
06019 Halle (Saale)
Phone: +49 – 345 – 4 72 39 – 600
Fax: +49 – 345 – 4 72 39 – 919

E-mail: leopoldina@leopoldina.org
www.leopoldina.org

Data Protection Officer

Klaus Hoogestraat
E-mail: datenschutz@leopoldina.org
www.leopoldina.org

General Information on Data Processing

As the German National Academy of Sciences, the Leopoldina is committed to protecting the information and data entrusted to it. Data protection principles such as data minimization, transparency, and security are of the highest priority to us.

The processing of personal data in the context of our online archive on victims of National Socialism is carried out for scientific, historical, and archival documentation in the public interest in accordance with Art. 9(2)(j) GDPR in conjunction with § 27 BDSG. In doing so, appropriate safeguards for the rights and freedoms of the data subjects are observed.

We operate various automated systems for the management, storage, and processing of data from visitors to our website as well as users who apply for privileged access to the contents of the above-mentioned database on the basis of a legitimate interest. The application is submitted via an online form (available at https://ns-medical-victims.org/contact) and forwarded to an external, independent body (Board for Ethical Use and Access). Disclosure to this third party is made solely based on your consent in accordance with Art. 6(1)(a) GDPR. A data protection-compliant handling of the transmitted data by the third party cannot be guaranteed.

Your personal data will be deleted or blocked as soon as the purpose of storage and processing no longer applies, unless a legal obligation requires longer retention or legal claims exist that could be asserted against us and require retention.

How and What Data Do We Collect?

Your data is collected, on the one hand, by you providing it to us, for example when using the aforementioned application form. The following data may be collected in this context:

  • First and last name
  • Postal address
  • Email address
  • Phone number
  • Description of your purpose of use
  • Request or concern
  • Institution or commissioning party (if the use is not solely for personal purposes)
  • Agreement to the terms of use

When using the contact forms (https://ns-medical-victims.org/contact), the personal data transmitted with the message is stored, not passed on to third parties without your consent, and deleted as soon as it is no longer necessary to fulfill the purpose of its collection. For the personal data transmitted with the message, this is the case when it can be inferred from the circumstances that the matter in question has been conclusively clarified.

Finally, data is automatically collected when you visit our website. These are primarily technical data (e.g., internet browser, operating system, or time of page access, IP address). The legal basis for processing your IP address is Art. 6(1)(f) GDPR and, for purposes based on your consent, Art. 6(1)(a) GDPR. This data is collected automatically as soon as you enter our website. We generally store your IP address in anonymized form. A complete storage of the IP address only takes place to trace technical errors and hacker attacks, as well as to document consents.

What Do We Use Your Data For?

Some of the data is collected to ensure the error-free provision of the website. Other data may be used to analyze your user behavior, exclusively in anonymized form. The legal basis is the existence of a legitimate interest pursuant to Art. 6(1)(f) GDPR. In the case of contact by email or submission of the application for privileged access, the processing takes place to assess the necessary legitimate interest for granting privileged access or to clarify the matter in question.

No Disclosure of Your Personal Data

We do not disclose your personal data to third parties unless you have consented to the data being shared (e.g., regarding the review of privileged access or family inquiries for forwarding to the “Board for Ethical Use and Access”) or we are legally entitled or obliged to disclose the data due to statutory provisions and/or official or judicial orders. This may particularly involve providing information for the purposes of criminal prosecution, averting danger, or enforcing intellectual property rights.

Legal Basis for Data Processing

The legal basis for processing the data is, if user consent has been given, Art. 6(1)(a) GDPR. The legal basis for processing data transmitted in the course of sending an email is also Art. 6(1)(a) GDPR. Otherwise, data processing is carried out on the basis of Art. 6(1)(f) GDPR.

Duration of Storage

Data is deleted as soon as it is no longer required to achieve the purpose of its collection. For personal data transmitted by email/contact form, this is the case when the respective conversation with the user has ended. The conversation is considered ended when it can be inferred from the circumstances that the matter in question has been conclusively resolved. For privileged access, the data is deleted upon deletion of access.

The personal data additionally collected during the submission process will be deleted no later than seven days thereafter.

What Rights Do You Have Regarding Your Data?

You are entitled at any time to assert your rights as a data subject with us. Provided the respective legal requirements are met, these rights include the following:

For visitors to the website and users applying for privileged access:

  • Right of access pursuant to Art. 15 GDPR
  • Right to rectification of incorrect data or completion pursuant to Art. 16 GDPR
  • Right to erasure pursuant to Art. 17 GDPR
  • Right to restriction of processing pursuant to Art. 18 GDPR
  • Right to data portability pursuant to Art. 20 GDPR
  • Right to object/withdraw consent pursuant to Art. 21 GDPR
  • Right to lodge a complaint with the supervisory authority (address below) pursuant to Art. 13(2)(d) GDPR

Specifically for data subjects and their relatives with regard to data in the database:

The processing of personal data in the context of our online archive on victims of National Socialism is carried out for scientific, historical, and archival documentation. Data subjects or relatives may – if applicable, with proof of kinship – contact the relevant offices regarding the above-mentioned data via the following means:

  • Regarding non-publication or correction of data: contact form for relatives, available at ns-medical-victims.org/contact
  • Regarding information on data about relatives: contact form for relatives, available at ns-medical-victims.org/contact
  • Regarding interest in burial, commemorative services, or matters relating to human remains: opferforschungsprojekt@gv.mpg.de

Access, Portability

You have the right at any time to request information about your personal data processed by us. In particular, you may request information about the purposes of processing, the categories of personal data, the categories of recipients to whom your data has been or will be disclosed, the planned storage period, the existence of a right to rectification, erasure, restriction of processing or objection, the existence of a right to lodge a complaint, the origin of your data if not collected by us, as well as the existence of automated decision-making including profiling and, if applicable, meaningful information about its details.

If you wish to receive information about the data we have stored about you or request data portability, please contact us in writing at leopoldina@leopoldina.org. Please note that we can only transfer data based on consent or a contract.

Correction, Deletion, Restriction

At your request, we will correct, block, or delete the personal data we have stored about you, provided this does not conflict with any legal obligations (e.g., retention obligations under commercial law) or if processing is required for exercising the right to freedom of expression and information, for reasons of public interest, or for the establishment, exercise, or defense of legal claims. Furthermore, you may request the restriction of processing of your personal data if you contest the accuracy of the data, the processing is unlawful but you oppose its deletion, we no longer need the data but you require it for the establishment, exercise, or defense of legal claims, or you have objected to processing pursuant to Art. 21 GDPR. Please contact us in writing at leopoldina@leopoldina.org.

Withdrawal of Consent / Objection

If you have given us consent to process your personal data, you may withdraw it at any time by sending a short written notice. This means we will no longer be allowed to continue the data processing that was based on that consent in the future. Please contact us in writing at leopoldina@leopoldina.org.

If we process your personal data based on a legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR), you have the right to object at any time. This particularly applies if you have reasons arising from your specific situation that speak against the processing.

Right to Lodge a Complaint with the Supervisory Authority

If you wish to contact the competent supervisory authority directly, you will find the contact details here:

State Commissioner for Data Protection of Saxony-Anhalt
Office and visitor address: Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg
Postal address: P.O. Box 1947, 39009 Magdeburg
Email: poststelle@lfd.sachsen-anhalt.de
Phone: +49 391 81803-0
Freecall: 0800 9153190 (from DTAG landlines)
Fax: +49 391 81803-33

Right to Data Portability

Article 20 of the GDPR establishes a new right to data portability, which is closely related to the right of access but differs from it in several respects. Accordingly, data subjects have the right to receive the personal data concerning them, which they have provided to a controller, in a structured, commonly used, and machine-readable format, and to transmit those data to another controller. The aim of this new right is to empower the data subject and give them more control over their personal data.

Objection and Removal Option

The user has the right at any time to withdraw consent to the processing of personal data. In such a case, the conversation cannot be continued.

Data Security

All information you transmit to us is stored on servers within the European Union. Unfortunately, the transmission of information over the internet is not completely secure, which is why we cannot guarantee the security of data transmitted to our website via the internet. However, we secure our website and other systems through technical and organizational measures against loss, destruction, access, alteration, or distribution of your data by unauthorized persons. In particular, your personal data is transmitted to us in encrypted form. We use the SSL (Secure Socket Layer) encryption system for this purpose.

Cookies

This website uses cookies. Cookies are small text files that are stored on your device (e.g., PC, smartphone, or tablet) when you visit our website. This allows the website to remember certain entries and settings (e.g., language, font size) for a certain period of time, so you do not have to enter them again every time you visit the website. The use of cookies also enables us to count visits to our website.

On our website, you have the option to generally accept the use of cookies and thereby make full use of all website functions. A notice appears the first time you visit the site. You can prevent cookies from tracking your usage behavior. Most browsers accept cookies automatically but offer the option to reject cookies or display a warning before storing them. The help function in the menu bar of most web browsers explains how to prevent your browser from accepting new cookies, how to set your browser to notify you when you receive a new cookie, or how to disable all cookies.

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Our cookies do not store sensitive data such as passwords, credit card information, or similar. They do not harm your device and do not contain viruses.

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Below are the categories of cookies used in connection with the website ns-medical-victims.org. These are so-called first-party cookies, meaning they are sent and read exclusively by the Leopoldina domain:

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Cookie: XSRF-TOKEN
Purpose: Used to protect form submissions from CSRF attacks. Without this cookie, certain features (e.g., form submissions) could not be used securely. Stored until the end of the session.

Cookie: ..._session
Purpose: Stores session data of the user during the visit. Stored until the end of the session.

Integration of OpenStreetMap (Leaflet)

We use the open-source mapping tool Leaflet on our website to display interactive maps. The map data is loaded from OpenStreetMap (OSM), a service provided by the OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, United Kingdom.

Integrating the map transmits information about your use of our website (e.g., your IP address) to OpenStreetMap’s servers. This is technically necessary in order to display the map to you.

The use of Leaflet and OpenStreetMap is in the interest of an appealing presentation of our online offers and easier location of places listed on the website. This constitutes a legitimate interest within the meaning of Art. 6(1)(f) GDPR.

For more information on how OpenStreetMap processes data, please refer to:
https://wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy

If you do not want data to be transmitted to OpenStreetMap, please do not load the corresponding page (ns-medical-victims.org/map) or disable JavaScript in your browser. Please note, however, that in this case the map cannot be displayed.

Privacy and Third-Party Websites

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